Kunden und Termine importieren

Welche Dateien gehen

• Excel (.xlsx)
• Liste mit Trennzeichen (.csv, .txt, .tsv), wie sie fast jedes Programm exportiert
• Kontakte als vCard (.vcf), zum Beispiel aus dem Handy
• Kalenderdatei (.ics), zum Beispiel aus dem Google Kalender
• ZIP mit einer dieser Dateien

Eine Datei darf bis 20 MB oder 50'000 Zeilen haben. Ist sie grösser, teil sie in mehrere Dateien auf. Die Zeichen (zum Beispiel Umlaute) erkennt Puntelo selbst; stimmen sie nicht, wählst du unter «Einstellungen der Datei» andere.

Der Ablauf in fünf Schritten

1. Datei: Unter «Einstellungen» → «Daten importieren» wählst du «Kunden importieren» oder «Termine importieren», dann die Datei, und klickst auf «Hochladen und lesen».
2. Spalten: Puntelo schlägt vor, welche Spalte zu welchem Feld gehört. Prüfe die Vorschläge und ordne zu, was fehlt. Spalten ohne Feld übernimmst du als Notiz oder gar nicht.
3. Prüfung: Zeilen mit Fehler werden nicht übernommen. Zeilen mit Warnung werden übernommen; was nicht passt, steht in der Notiz. Unbekannte Dienstleistungen und Personen ordnest du hier zu.
4. Vorschau: Du siehst, wie viele Kunden und Termine neu dazukommen, ergänzt oder übersprungen werden, und entscheidest über mögliche Dubletten und Überschneidungen.
5. Fertig: Mit «Übernehmen» stehen die Daten in Puntelo.

Am Computer geht das Zuordnen einfacher als auf dem Handy. Beim Import schreibt Puntelo deinen Kunden nichts. Für künftige Termine gehen später die üblichen Erinnerungen.

Dubletten und Überschneidungen

Passen Kontakt und Name zu einem bestehenden Kunden, führt Puntelo die Einträge zusammen. Bei den anderen möglichen Dubletten entscheidest du: «Zusammenführen», «Getrennt anlegen» oder «Zeile überspringen». Was du offen lässt, wird getrennt angelegt.

Überschneidet sich ein künftiger Termin mit einem bestehenden, passt du die Zeit an, übernimmst ihn als Konflikt oder überspringst ihn. Vergangene Termine kommen als erledigt in Puntelo, künftige als gebucht.

Unsicher? Mit «Testlauf mit den ersten 20 Zeilen» probierst du es zuerst klein.

Import rückgängig machen

Einen Import machst du 30 Tage lang mit «Rückgängig machen» ganz rückgängig. Was du seither geändert hast, bleibt geschützt; Puntelo zeigt es dir und entfernt es nur, wenn du es ausdrücklich willst.

Import durch Puntelo

Lieber nicht selbst? Schreib uns, aus welchem Programm du kommst; wir sprechen mit dir ab, wie die Datei zu uns kommt. Ist der Zugriff durch Puntelo eingeschaltet, bereiten wir den Import vor. Du bekommst eine Mail, siehst die Vorschau und entscheidest mit «Freigeben und übernehmen» oder «Nicht freigeben». Rückgängig machen kannst nur du.